Számlakezelő rendszerünk támogatja a papíralapú és elektronikus számlák egyazon felületen történő kezelését, a számlák rögzítését, iktatását, egységes vagy egyedi fejlesztésű számlatár létrehozását, a számlák igazoltatását, engedélyezését, a számlához kapcsolódó iratok feltüntetését és a pénzügyi, gazdasági, ERP szoftverekkel való kapcsolódást is. A NAV hivatalos számla adatbázisához is kapcsolódik rendszerünk, biztosítva az gyors, egyszerű, tűpontos és hibamentes számlafeldolgozást.
Új Számlatár Pro szoftverünk a fentieken túl biztosítja a számlák dimenzionálását, a főkönyvi sorok strukturálását és az utalási listák generálását, jóváhagyását is. Tekintse meg a DMS One Számlatár Prot bemutató 16 perces webinárt!
A beérkező számlák fizetési határidejére vonatkozóan automatikus emlékeztetők állíthatók be, így nincs több késve utalt számla.
A számlaigazoltatás folyamata ellenőrzött keretek között, automatizáltan zajlik a számlakezelő rendszerben a felelősök értesítésével.
Adatszinkronizálás ERP vagy könyvelő rendszerekkel: nincs szükség több szoftver párhuzamos kezelésére, ki- és belépésekre, átkattintásokra.
A DMS One számlakezelő rendszereivel egyetlen rendszerbe terelhető az összes számla, függetlenül attól, hogy melyik telephelyre érkezik, milyen csatornán fut be (e-mail, posta, futár, stb.), vagy éppen milyen formátumú (elektronikus vagy papíralapú). A papíralapú számlák szkennelés után azonnal archiválhatók, a számlakezelés további részében nincs szükség fizikai dokumentumokra, hiszen az elektronikus számlaképek sokkal könnyebben elérhetők és továbbíthatók.
Számlakezelő rendszereink az integrált NAV kapcsolatnak köszönhetően képesek átemelni azon számlaadatokat, amelyek az adóhatóság rendszerében rendelkezésre állnak (fejadatok és főkönyvi sorok is). Egyszerű kereséssel (pl. számla sorszáma alapján) meghívhatók a NAV adatok, amelyek aztán átmenthetők a DMS One rendszerekbe. Ez az adatrögzítés kiküszöböli a hibalehetőségeket és sokkal gyorsabb, hiszen nincs szükség gépelésre. A háttérben tömeges számlaadat-szinkronizálás is indítható a NAV adatbázisával.
Számlakezelő rendszereink a beérkező számlák szkennelt képeit és/vagy az elektronikus számlaadatokat használják a jóváhagyási folyamathoz, így papíralapú számlák esetén az eredeti számla rögtön a pénzügyre kerülhet archiválásra. A számlaadatok el is dönthetik, hogy a számla automatikusan milyen igazoltatási utat járjon be. A számlaigazoltatás pontosan nyomon követhető: látható, kik a jóváhagyók, milyen határidővel kell dolgozniuk, és az is egyértelmű, hogy éppen kinél áll a folyamat, ez pedig jelentősen felgyorsítja és átláthatóvá teszi a jóváhagyást.
A számlákhoz rögzített egyedi, irattípusra jellemző metaadatok lehetővé teszik ún. egységes vagy egyedi számlatár kialakítását. Nagy előnye abban rejlik, hogy a speciális adatmezők utat engednek tematikus listák, riportok (egy adott szállítóhoz tartozó összes számla lekérdezése, vagy a lejárt fizetési határidejű számlák listázása) előállítására, és Excel formátumban történő exportálásra a számlakezelő rendszerből.
A DMS One számlakezelő szoftvere integrálható a szervezetnél használt pénzügyi, gazdálkodási, könyvelési és vállalatirányítási rendszerekkel, így egy- vagy kétirányú adatkapcsolat valósulhat meg, elkerülve a kettős adatrögzítést és az adatbázis redundanciát. Az egyik rendszerben bevitt adatok (számla képe, metaadatok) automatikusan lehívhatók a másikból, de beállításoktól függően lehetőség van adatlekérdezésre és partner szinkronizálásra is.
Egy számlához többféle irat is kapcsolódhat, akár szerződés, teljesítési igazolás, szállítólevél stb. A hatékony munkavégzés érdekében ezek összekapcsolása és egy helyen történő tárolása gyakori ügyféligény. Ezen logikai iratkapcsolatok a számlakezelő rendszer számlatárában feltüntethetők, így egy adott ügyhöz, folyamathoz tartozó összes fontos dokumentum egyetlen felületről elérhető.
További hasznos tartalmakat, cikkeket olvashat a számlák nyilvántartásáról, a számlakezelés problémáiról, a számlatár kialakításának fontosságáról és az automatizált számlajóváhagyásról!
Az automatizált számlajóváhagyás előtt a számlák papíron kerültek igazoltatásra a Trenkwaldernél, és az utalványozás menete rengeteg időt emésztett fel. A DMS One rendszer bevezetésével a számlajóváhagyás ideje töredékére rövidült. Olvassa el, hogyan értük el mindezt!
Milyen problémák merülnek fel a számlakezelés során? Milyen funkciókkal kell segítenie az intézmények, vállalatok munkáját egy jó számlanyilvántartó rendszernek? Mit tud a DMS One számlakezelő, számlaigazoltató szoftvere? Olvassa el cikkünket!
Mindig határidőre fizeti ki számláit? Követhetetlenek a számlajóváhagyási folyamatok és soha nem egyértelmű, hogy ki miatt áll egy számla igazoltatása? Töltse le tanulmányunkat és olvassa el, hogy milyen előnyei vannak az elektronikus számlakezelésnek!
Szerződésnyilvántartó szoftverünk segítségével a szerződések teljes életciklusát kezelheti. Egyedi adatmezők a visszakereshetőségért, egyedi fejlesztésű szerződéstárak a tematikus listák, riportok készítéséért, automatikus figyelmeztetések a szerződések lejártáról, automatizált szerződésjóváhagyás és szerződésvéleményezés a kontrollált folyamatokért!